Charte RSE du Groupe VIPP

Applicable à toutes les sociétés du Groupe Vipp – Mise à jour Avril 2020

1. Introduction

Le Groupe Vipp a souhaité formaliser ses valeurs et établir une charte de Responsabilité Sociale et Environnementale incluant des règles éthiques, fixant les règles de comportement qu’il entend respecter et faire respecter par les collaborateurs et dirigeants des différentes entités du Groupe.

Cette charte a pour objet de rappeler les engagements et valeurs auxquels le Groupe Vipp est attaché. Il est demandé à chaque collaborateur de prendre connaissance de la présente charte, d’en apprécier le contenu et de la mettre en pratique par des actes concrets au quotidien.

Cette charte inclue à dessein des exemples de mise en pratique déjà en place. Il appartient à chacun de vérifier leur véracité et de s’en inspirer dans ses actes de tous les jours.

Pour toutes suggestions d’initiative RSE, en cas d’interrogation sur la conduite à tenir ou de manquement constaté à ces règles, il appartient à chaque salarié de consulter sa hiérarchie et/ou d’alerter la Direction .

La présente charte a également vocation à être communiquée aux différents interlocuteurs du Groupe Vipp souhaitant connaître les politiques RSE mise en œuvre au sein du Groupe.

 

2. Valeurs partagées

Le Groupe Vipp tire ses racines et inscrit son action dans les pays Africains dans lequel il est implanté.

Dans la mise en œuvre interne et au quotidien, les engagements du Groupe VIPP sont cristallisés autour de 10 valeurs partagées par tous :

1. La qualité  Réaliser ses missions au meilleur de ses aptitudes et compétences
2. L’égalité Appliquer les règles de l’entreprise à tous
3. L’équité Adopter une attitude juste envers chacun
4. Le respect  des règles et valeurs humaines et professionnelles
5. L’émulation  Stimuler le meilleur de chacun pour progresser
6. Le challenge  Être le premier mais penser et agir comme le second
7. Le bien être  Entretenir, à travers un esprit ouvert et positif, les conditions de confort et l’environnement de travail
8. La loyauté  Réaliser ses missions avec sincérité, honnêteté et sans ambiguïté
9. Le professionnalisme  Mener à bien nos missions avec rigueur, dans l’éthique de notre métier
10. La création de valeur  Inscrire ses actions dans la valorisation et la rentabilité pour le bénéfice de l’entreprise et de ses clients.

 

3. Éthique et respect de la législation

3.1. Lutte contre la corruption

La lutte contre la corruption est un engagement essentiel pour assurer la pérennité de l’entreprise et maintenir notre réputation auprès de nos interlocuteurs (clients, banquiers, fournisseurs et autres partenaires…)

Chaque salarié du Groupe s’interdit toute pratique de corruption telle que verser ou accepter des pots de vin ou des paiements, consentir des avantages indus à un agent public ou une personne privée.

AU QUOTIDIEN :

Les pratiques professionnelles adaptées

Chaque salarié du Groupe s’interdit toute pratique de corruption telle que verser ou accepter des pots de vin ou des paiements de facilitation, accepter ou consentir des cadeaux ou des avantages indus à un agent public, ou une personne privée dans l’intention d’obtenir un avantage.

Il s’interdit toute pratique anticoncurrentielle telle que entente ou abus de dépendance économique.

Le Groupe Vipp s’attache à mettre en œuvre toute procédure permettant d’éradiquer les comportements à risque.

Achat & paiement : Préalablement à toute relation contractuelle avec un partenaire commercial, le salarié doit engager un processus de vérification et de sélection méthodique et documenté : la procédure d’achat et paiement du Groupe Vipp est structurée autour d’un outil informatique identifiant clairement les habilitations et l’enchainement des étapes obligatoires (de la demande de devis jusqu’au paiement).

Recrutement : Pour réaffirmer la gratuité des actions de recrutement, les candidatures aux entités de production du Groupe sont orientées vers une voie unique et analysées par une équipe identifiée, selon des procédures établies.

 

3.2. Respect des lois et des réglementations nationales et internationales

Le Groupe Vipp, ses entreprises et collaborateurs, se conforment aux lois et réglementations :

      • du pays dans lequel ils travaillent,
      • internationales et plus particulièrement des pays pour et avec lesquels ils travaillent.

En particulier, chaque entreprise du groupe Vipp s’engage à :

      • respecter l’interdiction du travail des enfants et la protection des jeunes au travail,
      • employer des salariés en situation régulière selon la législation locale,
      • satisfaire à toutes les obligations légales lui incombant.

AU QUOTIDIEN :

Chacun veille à connaître les dispositions légales concernant son activité et à maintenir ses connaissances à jour.

Tout acheteur s’interdit toute pratique anticoncurrentielle telle qu’entente ou abus de dépendance économique.

Préalablement à toute relation contractuelle avec un partenaire commercial, le salarié doit engager un processus de vérification et de sélection méthodique et documenté.

 

3.3. Protection de la confidentialité

Les entités du Groupe Vipp s’engagent contractuellement avec chaque client, au travers des contrats commerciaux et clauses de sous-traitance, à protéger et sécuriser les opérations et les données personnelles.

Les collaborateurs sont tenus à la même confidentialité à travers a minima 3 engagements :

    • • Les contrats de travail comportent tous une clause de secret professionnel ainsi qu’une clause de confidentialité.
      • Les règlements intérieurs intègrent un chapitre « Règles générales et permanentes relatives à la confidentialité
      • La charte informatique du Groupe Vipp.

Des clauses spécifiques peuvent s’y ajouter en fonction de la demande de nos clients et de la sensibilité des missions qui nous sont confiées.

 

3.4.  Protection des données personnelles

Les entreprises du Groupe Vipp, s’engagent à à respecter la législation internationale en matière de protection des données personnelles en leur apportant le niveau de protection défini par le RGPD européen et la CNIL française.

Cela vaut pour les données de ses clients, que les salariés du Groupe Vipp sont amenés à traiter et protéger, comme pour les données personnelles des salariés du groupe, collectées et traitées dans le cadre de leur mission.

AU QUOTIDIEN :

Une charte informatique diffusée à l’ensemble des collaborateurs cadre les bonnes pratiques.

Les collaborateurs sont de plus sensibilisés au respect de cette charte et au traitement de données personnelles à travers des modules spécifiques délivrés lors des formations initiales ou sous la forme d’ateliers de formation continue.

La politique de sécurité des données est décrite dans l’appendice 2 des « Clauses contractuelles types » signées avec nos clients. Ce document est mis à jour régulièrement, tant sur l’aspect organisationnel que technique. Toute mise à jour est applicable à l’ensemble des données qui nous sont confiées.

Une procédure complémentaire « Protection des données personnelles » couvre les manipulations et analyses nécessaires n’entrant pas dans le cadre général de la charte et de la politique de sécurité.

 

4. Protection et bien être des salariés

Stabiliser et pérenniser le travail constitue le sole de notre politique de développement responsable : le travail donne accès à la nourriture, à l’hébergement, aux soins. C’est pourquoi le Groupe Vipp privilégie systématiquement les approches garantes de stabilité pour les individus et leurs familles.

4.1. Communication interne

La communication interne est favorisée par un intranet communautaire – Workplace.
Chaque salarié y dispose d’un compte nominatif et choisit de rendre ses publications accessibles à tous ou à un groupe défini.

Les publications de la Direction, des différentes directions (Production, Recrutement / Formation, DRH, DAF, Maintenance & Sécurité, Communication) et des Médecins du travail sont systématiquement visibles par tous les collaborateurs.

Cet intranet communautaire permet à l’entreprise d’adresser en temps réel des messages unifiés à tous, et aux collaborateurs d’adresser à l’entreprise leurs remarques ou questions non personnelles.

AU QUOTIDIEN :

La non divulgation de données personnelles y est suivie par deux modérateurs.

 

4.2. Enquête de satisfaction des salariés

Une enquête de satisfaction des salariés est réalisée a minima trois fois par an.

Elle permet de relever les évolutions dans le ressenti des collaborateurs et de dresser des plans d’actions pour y répondre.

 

4.3. CDI et mobilité interne

Le CDD est exclusivement réservé à une période dite d’intégration de deux mois maximum, au cours de laquelle le collaborateur va découvrir et être formé à son nouveau métier.

Après cette période, tous les collaborateurs confirmés dans l’entreprise signent un CDI.

Le management est à 100% issu de la mobilité interne. Les collaborateurs évoluent en mobilité interne :

      • Verticale : vers des postes de Responsable d’Équipe / Chef de Plateau / Responsable de compte / Direction de service…
      • Transversale vers les équipes support : formateur / évaluateur / informatique / administratif…

 

4.4. Non discrimination

Le Groupe Vipp interdit toute discrimination négative envers un candidat à l’embauche, un collaborateur ou un groupe de collaborateurs en raison de son sexe, âge, race, appartenance ethnique, nationalité, religion, situation maritale, orientation ou identification sexuelle, handicap, maladie, information génétique ou de toute autre caractéristique indépendante de la qualification et les aptitudes professionnelles.

Le recrutement, les attributions, les promotions, la rémunération, la discipline et le licenciement, sont réalisés sans tenir compte de ces caractéristiques.

AU QUOTIDIEN :

Le Groupe Vipp met en œuvre des process de recrutement (externe et mobilité interne) pour identifier et sélectionner sur les aptitudes / connaissances / qualifications requises.

Les process et critères de recrutement sont rigoureusement documentés.

Les offres d’emploi – et les critères d’éligibilité – en mobilité interne sont publiées sur le communautaire groupe.

 

4.5.  Transmission et transfert de compétence

Les entreprises du Groupe Vipp forment leurs collaborateurs à un nouveau métier. Elles participent ainsi également à la diffusion d’un nouveau secteur d’activité (Cameroun, Bénin, Togo) ou à son maintien en France (Anteuil).

Que ce soit lors d’actions de formation ou dans le travail quotidien, les équipes bénéficient en outre du transfert de compétences opéré par les Cadres Experts en Relation Client du Groupe Vipp.

Les compétences acquises sont applicables à d’autres secteurs de l’économie. Elles permettent de s’inscrire dans un parcours ou une réinsertion professionnelle dans ou hors du Groupe.

AU QUOTIDIEN :

Tous les collaborateurs reçoivent une formation normée, adaptée aux missions qui lui sont confiés :

Initiale : formation à la relation client, multimédia, aux outils et procédures internes / clients.

Continue : ateliers et coachings personnalisés

Spécifique : modules culturels, expression orale / écrite, communication…

 

4.6.  Santé des salariés

Le Groupe Vipp s’attache particulièrement à la santé de ses salariés, et met en œuvre des dispositifs d’accès au soin sur ses sites de production. Ils prennent des formes différentes en fonction des contextes locaux.

AU QUOTIDIEN :

Cameroun / Bénin: le centre médical Interstis, hébergé dans les locaux de l’entreprise, est accessible à tous les collaborateurs Interstis.

Les consultations sont gratuites, assurées par un médecin généraliste également médecin du Travail. Il est secondé par un infirmier. Le centre dispose de sa propre pharmacie où les collaborateurs bénéficient de médicaments à prix coutant.

Un parcours optique offre aux collaborateurs des facilités pour les corrections visuelles. Ce parcours est géré par le médecin du travail pour : des consultations avec un ophtalmologiste, la délivrance d’ordonnances et l’obtention d’un prêt pour l’achat de verres correcteurs.

A Anteuil, (25 Doubs) : l’entreprise Vipp & philippe développe un centre médical spécifiquement adapté aux besoins de ses salariés en situation de handicap. Le centre prévoit des permanences de kinésithérapeutes, médecins, infirmier…

Communication Santé : un module « Santé au travail » intégré à la formation initiale, et réalisé en partenariat avec la médecine du travail, présente les risques métier et les gestes à adopter au quotidien. En plus des Formation Initiales, ce module est régulièrement diffusé à tous sur les écrans internes.

Intranet de communication Groupe Vipp : les médecins du travail du Groupe Vipp disposent chacun, d’un compte sur l’intranet de communication du Groupe Vipp. Ils y publient très régulièrement des recommandations et des informations sur toutes thématiques (hygiène, santé au travail, lutte contre le paludisme…), et répondent aux questions des collaborateurs.

 

4.7.  Protection contre le harcèlement

Le Groupe Vipp s’attache à fournir un environnement de travail exempt de toute forme de harcèlement, moral ou sexuel.

L’entreprise ne tolère aucun comportement violent ou offensant de nature à créer un climat hostile ou intimidant.

AU QUOTIDIEN :

La lutte contre le harcèlement est l’affaire de toutes et tous. Toute suspicion de fait de harcèlement fait l’objet d’une enquête interne et peut déboucher sur l’application de sanctions à l’égard du / de la « harceleur / leuse » si les faits sont avérés ou corroborés.

 

4.8. Sécurité des salariés

La sécurité dans les bâtiments est mise en œuvre à travers :

      • La présence (24h / 24 et 7 jours / 7) d’équipes Sécurité formées,
      • Des systèmes de détection incendie (détecteurs de fumée, alarmes, reliés à une centrale incendie)
      • La formation des équipes Sécurité, des Managers et d’une partie du personnel aux premiers gestes en cas d’incendie
      • La présence des Médecins du travail sur site,

AU QUOTIDIEN :

Un atelier de formation « Sécurité » est dispensé à tous les collaborateurs. Il permet à chacun d’identifier le comportement à adopter en cas d’incendie, les lieux de regroupement, et ainsi de mettre chacun en sécurité au plus vite.

 

4.9. Bien être des salariés

Espaces de repos collectifs accessibles aux collaborateurs durant leurs poses.

Plusieurs fois par semaine, en soirée après les horaires de production ou dans la journée au cours des pauses, des cours collectifs sont organisés pour les collaborateurs du Groupe dans les espaces sport (zumba, body attack, body balance…).

L’accès est gratuit pour tous les collaborateurs.

Des journées d’animation et / ou d’activités partagées sont organisées afin de fédérer les équipes :

      • Les animations mensuelles des équipes de production permettent aux collaborateurs d’aborder leur mission dans une vision collective et ludique,
      • Les activités partagées rassemblent les collaborateurs du Groupe à l’occasion d’évènements festifs.

 

4.10. Dispositions spéciales « Covid-19 »

France : organisation en télétravail pour tous les collaborateurs.

Afrique : face à la difficulté de confinement dans les pays africains, application de mesures spéciales.

      • une communication soutenue (directe et via l’intranet communautaire) vers les collaborateurs par l’intermédiaire de nos médecins salariés et de nos équipes médicales internes.
      • Relais des communications gouvernementales locales via l’intranet Groupe et les affichages sur les plateaux
      • Renforcement de toutes les mesures d’hygiène :
          • Nettoyage avec des solutions antibactérienne et anti-virus des surfaces (poignées de porte, tables et matériel informatique de 2 à 12 fois par jour en fonction de la nature des surfaces).
          • Nettoyage au désinfectant antibactérien et antifongique des plateaux à chaque fin de shift, soit 3 fois par jour
      • Sensibilisation sur les gestes barrière :
          • Contrôle du respect des gestes barrières, rappelés chaque jour par l’encadrement.
          • Obligation pour tous de se laver les mains à chaque entrée, sortie ou pause,
      • Attribution d’une subvention à chacun pour confection d’une série de masques de protection lavables et port obligatoire dans les locaux de l’entreprise.
      • Respect d’un mètre de distance :
          • A l’entrée / sortie des plateaux et du bâtiment contrôlé par nos équipes de sécurité.
          • Réorganisation des postes de travail et / ou déplacement physique d’activités afin d’espacer les postes de travail
          • Décalage des horaires de production afin de limiter les croisements de salariés.
          • Respect de la distance de sécurité y compris pendant les briefs collectifs et les débriefs qualité individuels,
          • Interdiction de regroupement au sein de l’entreprise (intérieur / extérieur des locaux).
      • Fermeture provisoire des espaces de sports et de repos jusqu’à nouvel ordre.
      • Dépistage systématique du personnel :
          • Prise de température via Thermoflash à la sortie des vestiaires
          • Visite médicale avec le médecin du travail du site pour tout cas suspect.
      • Engagement humanitaire sous la forme de don en numéraire au Gouvernement de la République du Bénin pour lutter contre lCovid-19

 

5.  Partenariats – Clients / Fournisseurs

5.1.  Intégrité et sincérité

L’intégrité est une valeur fondamentale du Groupe Vipp :

      • Nous faisons ce sur quoi nous nous sommes engagés.
      • Nous prenons des décisions sur des bases gagnant / gagnant.
      • Nous faisons preuve de transparence et de conseil.

L’intégrité est véhiculée par chaque salarié et guide nos pratiques professionnelles et commerciales.

Elle assure la transparence de notre communication et fonde la relation avec nos partenaires.

AU QUOTIDIEN :

Chaque salarié qui, dans le cadre de sa fonction, est conduit à enregistrer ou à faire enregistrer des données à calculer et transmettre des indicateurs ou à gérer et diffuser toute autre forme d’information, s’engage à fournir des informations fiables et sincères.

Toute approche client ne semblant pas en totale adéquation avec une législation ou une règle professionnelle sont signalées et accompagnées de préconisations.

 

5.2.  La recherche de l’excellence

La recherche de l’excellence traduit notre volonté d’amélioration continue de nos services et méthodes de travail pour faire face aux enjeux de notre développement et de celui de nos clients.

AU QUOTIDIEN :

L’innovation caractérise le positionnement de l’entreprise. Elle est basée sur la recherche d’approches différenciantes permettant d’inscrire notre offre de prestations dans l’évolution des relations marque / consommateur.

La maîtrise des processus – Nos processus internes sont normés. Les procédures internes et client doivent être respectées par des équipes coopératives et réactives. Les écarts constatés doivent faire l’objet de remontées pour permettre la mise en œuvre d’actions correctives concertées.

 

5.3.  Protection et valorisation de l’image CLIENT et de leurs clients / prospects

Les traitements réalisés se doivent de respecter en tout point la loyauté que nous devons à nos clients et à leurs clients et prospects.

AU QUOTIDIEN :

Les managers et équipes qualité veillent en permanence au respect des aspects suivants :

○ valorisation de l’image client, de ses produits et services,

○ application stricte des consignes clients ou remontée d’information en cas d’impossibilité,

○ recherche et proposition des solutions optimum individuels dans le traitement de chaque contact,

○ respect de la législation en matière de protection des données personnelles,

○ respect des règles professionnelles en matière de relation à distance.

Les écarts constatés sont recentrés au plus vite et passibles de sanctions.

 

6.  Développement durable

Outre l’attention à ses collaborateurs, les entreprises du Groupe Vipp recherchent en permanence les actions contributives à un développement durable et respectueux de l’environnement à l’échelle locale ou internationale.

 

6.1.  Gestion des déchets

L’absence d’infrastructures ou d’entreprises spécialisées en matière de tri et / ou recyclage des déchets dans les pays d’Afrique subsaharienne où nous sommes présents ne nous permet pas actuellement un recyclage institutionnalisé.

Nous avons donc basé notre politique sur les actions en amont : la limitation des déchets.

 

6.2.  « Zéro papier » et « Eco gestes »

La consommation de papier et le nombre d’imprimantes sont réduits au strict minimum, réduisant par là-même l’utilisation de cartouches d’encre.

Les collaborateurs sont incités, à travers un affichage présent dans tous les locaux, à participer à la limitation de la consommation d’énergie et à éviter tout gaspillage, et sensibilisés dès leur formation initiale via un atelier présentant les valeurs de l’entreprise.

Le Groupe Vipp s’inscrit dans une recherche permanente du remplacement des fournitures « jetables » par des fournitures pérenne.

AU QUOTIDIEN :

      • Dématérialisation des procédures sur l’intranet de l’entreprise,
      • Limitation des impressions : RH (bulletins de salaire, courriers personnels), et courrier administratif
      • Limitation stricte du papier et des stylos dans tous les services,
      • Remplacement fournitures jetables par des fournitures pérennes :
        • feuilles plastifiées réutilisables pour les besoins récurrents (ex. : libellé des épreuves de sélection à l’embauche),
        • remise à chaque collaborateur lors de l’embauche d’un gobelet personnel réutilisable pour suppression des gobelets jetables
      • Recyclage des impressions non confidentielles en brouillon,
      • Communication interne via un intranet et un communautaire Groupe,
      • Eco gestes :
        • bonne gestion du papier hygiénique
        • non gaspillage énergie : éteindre les lumières, les postes de travail non utilisés
        • utiliser au maximum l’éclairage naturel
        • veiller à la bonne fermeture des robinets et points d’eau
        • utilisation de gobelets personnels fournis par l’entreprise en lieu et place de gobelets jetables

 

6.3.  Réduction de la consommation énergétique

La mise en œuvre des infrastructures et l’achat des matériels informatiques sont systématiquement orientés vers la recherche de la réduction de la consommation énergétique.

La mutualisation des équipements sur plusieurs tâches et la mise en œuvre d’applications logiciel sur des équipements existants permettent la réduction du volume de matériel physique consommateur d’énergie.

AU QUOTIDIEN :

      • Applications softphones installées sur les ordinateurs en remplacement des téléphones physiques.
      • Serveurs virtualisés.
      • Postes de travail ultra basse consommation
      • Remplacement de serveurs physiques par des Appliance petit profiles, centralisation des serveurs et mutualisation multisites
      • Mutualisation des services et regroupement d’applications

 

6.4. Achats responsables

Le Groupe Vipp fait appel à des fournisseurs et prestataires locaux, chaque fois que les compétences et / ou les biens nécessaires au fonctionnement de l’activité sont disponibles dans la zone géographique.

Deux motivations principales :

      • Participer au développement d’entreprises locales,
      • Minimiser l’empreinte carbone de l’entreprise.

AU QUOTIDIEN :

Le mobilier des sites africains est réalisé par des artisans locaux avec des matériaux locaux.

 

6.5. Recyclage

Lors du renouvellement du matériel informatique et de certains équipements, les éléments réformés sont systématiquement proposés aux collaborateurs du Groupe sous la forme de braderies communiquées sur l’intranet de communication du groupe.

AU QUOTIDIEN :

      • Matériel informatique
      • Matériel ou équipement de bureau
      • Equipement des salles de repos

 

6.6. Limitation des transports

Les plateaux de production du Groupe Vipp sont principalement situés en Afrique subsaharienne. Les Directions de Compte sont situées à Paris pour conserver une proximité géographique avec nos clients.
Les collaborateurs parisiens limitent leurs déplacements en Afrique aux stricts besoins : accompagnement de nos clients, de nouveaux projets, de la montée en compétence des équipes locales, analyses terrain.

Les réunions internes et clients sont réalisées autant que faire se peut par conférence téléphonique en limitant les visio conférences.

AU QUOTIDIEN :

Les outils de travail à distance :

      • Intra entreprise : liaisons téléphoniques directes entre les sites France / Afrique.
      • Outils web : Skype ou outil similaire et partage d’écran pour les démonstrations ou formations à distance.
      • 5 ponts de conférences téléphoniques : permettent les réunions à plusieurs participants, incluant des interlocuteurs internes / externes.
      • Salles de réunion équipées d’écran et micro « pieuvres » pour la tenue de réunions client formelles.

 

6.7. Sponsoring et rayonnement local

Le Groupe Vipp sponsorise régulièrement des actions de développement local, en lien avec la vie culturel / sociale / éoconomique du pays.

AU QUOTIDIEN :

Forum des métiers de la mode et du design (sponsoring de la manifestation, édition d’un livre en 2014…)

Concours de créateurs : design d’un motif de pagne d’entreprise et édition locale du tissu pagne (en 2016 et 2019),

SARCCA : Salon Africain de la Relation Client et des Centres d’Appels, sponsoring depuis la création de l’évènement en 2012