Charte Achats Responsables du Groupe Vipp

Démarche et engagements

La charte « Achats Responsables » du Groupe Vipp formalise notre volonté de consolider nos actions en faveur du développement durable liées aux achats. Elle s’inscrit dans la lignée de notre politique RSE, de notre « Code éthique » et de nos valeurs.

Elle a pour vocation de piloter nos pratiques d’achats à travers un modèle vertueux, dans une recherche permanente de réduction de nos impacts négatifs en matières de respect des droits humains, performance économique et minimisation de notre empreinte environnementale.

Elle procède à notre engagement de respecter les conventions de l’Organisation Internationale du Travail (OIT) et les principes du « Pacte Mondial » des Nations Unies, auquel le Groupe Vipp apporte son soutien, et de promouvoir leur application dans notre sphère d’influence.

Elle guide l’ensemble des acteurs de notre chaine d’approvisionnement dans une démarche intégrant la construction de relations durables et équilibrées avec nos fournisseurs, basées sur le dialogue et la confiance réciproque.

En adhérant à la Charte, le Fournisseur s’engage à respecter et mettre en œuvre l’ensemble des principes qui y sont exposés, dans le respect des dispositions contractuelles et des législations nationales applicables. Il s’engage à recevoir les auditeurs, internes ou externes, qui pourront être mandatés par une entité du Groupe Vipp pour en vérifier l’application.

 

Gouvernance & déploiement interne

Organisation

Réunions semestrielles à l’initiative du rapporteur, ou à tout moment selon le besoin exprimé par l’un des membres du Groupe.

Exemples de points analysés :

  • Revue de la charte
  • Analyse des faits signifiants sur la période écoulée
  • Analyse des retours internes / externes
  • Revue des modalités de déploiements

 

Déploiement

La charte Achats Responsables est appliquées par les collaborateurs du Groupe Vipp occupants une fonction liée à la chaine d’approvisionnement.

Elle est présentée et expliquée à nos fournisseurs lors de tout 1er achat, par l’acheteur en charge de la relation. Le fournisseur est invité à s’engager en retournant la charte signée à son contact.

La charte Achats Responsables du Groupe Vipp est accessible à tous.

 

 

1.      Le Groupe Vipp soutien les 10 principes du Pacte Mondial des Nations Unies

 

Droits de l’Homme

  1. Les entreprises sont invitées à promouvoir et à respecter la protection du droit international relatif aux droits de l’Homme.
  2. Les entreprises sont invitées à veiller à ne pas se rendre complice de violations des droits de l’Homme.

Normes internationales du travail

  1. Les entreprises sont invitées à respecter la liberté d’association et à reconnaître le droit de négociation collective.
  2. Les entreprises sont invitées à contribuer à l’élimination de toutes les formes de travail forcé ou obligatoire.
  3. Les entreprises sont invitées à contribuer à l’abolition effective du travail des enfants.
  4. Les entreprises sont invitées à contribuer à l’élimination de toute discrimination en matière d’emploi.

Environnement

  1. Les entreprises sont invitées à appliquer l’approche de précaution face aux problèmes touchant à l’environnement.
  2. Les entreprises sont invitées à prendre des initiatives tendant à promouvoir une plus grande responsabilité en matière d’environnement.
  3. Les entreprises sont invitées à favoriser la mise au point et la diffusion de technologies respectueuses de l’environnement.

Lutte contre la corruption

  1. Les entreprises sont invitées à agir contre la corruption sous toutes ses formes, y compris l’extorsion de fonds et les pots-de-vin.

 

2.      Relations avec les fournisseurs

 

Le Groupe Vipp et ses fournisseurs agissent de manière loyale afin d’instaurer et de maintenir des relations de confiance durables. Ces relations sont gouvernées par un dialogue basé sur la responsabilité, la transparence, l’éthique, le respect des intérêts mutuels, le respect de la législation et des règlements.

La négociation et l’exécution de contrats ne doivent pas donner lieu à des comportements ou faits pouvant être qualifiés de corruption active ou passive, de complicité de trafic d’influence ou de favoritisme.

 

2.1.    Engagements du Groupe Vipp envers ses fournisseurs

 

Mise en concurrence et égalité de traitement

La mise en concurrence des fournisseurs passe par l’expression d’un besoin ou la transmission d’un cahier des charges identique à toutes les entreprises consultées. Les offres et devis sont évalués selon les mêmes critères.

Les informations transmises par les fournisseurs sont traitées en toute confidentialité.

 

Modalités de commande et d’annulation

Les commandes font systématiquement l’objet d’une contractualisation, soit via la validation d’un devis suivi d’un bon de commande, soit via la signature d’un contrat.

Les conditions d’annulation, lorsque non prévues contractuellement, font l’objet d’une négociation entre le Groupe et le fournisseur dans la recherche de la meilleure solution pour les deux parties.

 

Modalités de paiement

En conformité avec les dispositions légales, le Groupe Vipp applique un délai de paiement de 60 jours. En pratique, le Groupe accompagne la relation avec ses fournisseurs PME / PMI qui en font la demande, en réduisant ces délais ou par le versement d’acomptes.

Ces délais sont validés en amont entre le Groupe Vipp et son fournisseur.

Une procédure informatisée de suivi des commandes, factures et paiements, incluant des doubles validations internes, permet de nous assurer du respect des modalités convenues.

Les fournisseurs africains du Groupe Vipp sont informés, dès la première commande, du formalisme des factures, obligatoire et légal, sans lequel un règlement ne saurait être réalisé.

Les règlements sont réalisés par virement bancaire.

 

Éthique

Les collaborateurs du Groupe Vipp réalisent leurs missions dans le respect du Code Éthique du Groupe Vipp. Les acheteurs et prescripteurs refusent tout cadeau ou avantage susceptible d’avoir une incidence sur l’attribution ou la vie d’un contrat.

 

2.2.    Engagements des fournisseurs

 

Pratiques sociales

Respecter les principes relatifs aux Droits de l’Homme, au Droit du Travail fondamentaux conformément à la déclaration de l’OIT, et œuvrer pour l’amélioration continue des conditions de travail des employés, notamment sur le plan de la diversité et de la protection sociale :

  • la liberté d’association et la reconnaissance effective du droit de négociation collective ;
  • l’élimination de toute forme de travail forcé ou obligatoire ;
  • l’abolition effective du travail des enfants ;
  • l’élimination de la discrimination en matière d’emploi et de profession.

 

Santé & sécurité

Respecter les règles de sécurité des personnes et des installations dans ses propres locaux ou dans des locaux tiers en cas d’intervention sur site.

Dans le cas d’une éventuelle dangerosité d’un matériel ou des produits utilisés, informer les personnes et les former à la prévention des risques liés à leur utilisation.

En cas d’intervention sur un site du Groupe Vipp, signaler toute anomalie constatée à la Direction locale afin de nous permettre d’y remédier.

 

Obligations légales et règlementaires

Respecter les législations qui lui sont applicables, notamment sociales, fiscales.

Respecter le formalisme des factures, obligatoire et légal, sans lequel un règlement ne saurait être réalisé.

 

Éthique

Lutter contre toute forme de corruption. Les Fournisseurs s’interdisent d’offrir aux collaborateurs du Groupe Vipp tout cadeau ou avantage qui viserait à faciliter la négociation d’un contrat.

Signaler toute situation pouvant apparaitre comme un conflit d’intérêt avec le Groupe Vipp.

Respecter la confidentialité des informations non publiques fournies par le Groupe Vipp pour l’exécution d’un contrat, ou collectées durant sa réalisation.

 

Environnement

Respecter les législations qui lui sont applicables en matière de protection de l’environnement.

Intégrer dans son fonctionnement une réflexion visant à réduire son impact environnemental.

Communiquer au Groupe Vipp des informations sincères quant aux labels éco-responsables dont il serait titulaire ou pour lesquels ses produits seraient certifiés.

Être force de propositions quant aux produits ou services présentés pour permettre au Groupe Vipp d’améliorer sa démarche en continu : le chapitre « 3. Environnement » a notamment vocation à l’informer des pratiques recherchées, sans toutefois être exhaustif.

 

3.      Environnement

 

Conscient de la fragilisation des ressources de notre planète et de la responsabilité des entreprises, le Groupe Vipp s’engage en faveur de la réduction de son empreinte écologique.

Cela passe nécessairement par intégrer cette dimension dans sa politique d’achats à travers la recherche de produits et services présentant des critères de développement durable.

Nous présentons ici les axes prioritaires déterminés en cohérence avec la situation géographique de nos sites de production en Afrique et notre activité de centre de contact international, soumis à des législations locales, françaises et internationales.

Les acteurs de la chaine d’approvisionnement sont invités à s’y référer dans la recherche de prestations ou de fournitures.

 

3.1.    Achats locaux

Le Groupe Vipp fait appel à des fournisseurs et prestataires locaux, chaque fois que les compétences et / ou les biens nécessaires au fonctionnement optimal de l’activité sont disponibles dans la zone géographique.

Deux motivations principales :

  • Participer au développement d’entreprises locales,
  • Minimiser l’empreinte carbone due aux transports.

Le terme « local » se rapporte à une présence dans le pays relatif à l’achat ou limitrophe.

 

3.2.    Produits / services à moindre impact environnemental

Les impacts environnementaux affectent principalement la qualité de l’air, de l’eau, les ressources et la santé humaine. Les exemples ci-dessous (liste non exhaustive) guident tout acheteur dans l’identification des axes de recherche prioritaires :

Économie d’énergie Matériel basse ou ultra basse consommation

Produit permettant la réduction de la consommation énergétique

Origine de l’énergie Hydraulique, éolien, solaire…
Eau Traitement des eaux,

Produit permettant la réduction de la consommation d’eau

Composition Matériaux ou produit recyclé / recyclable / valorisable / remanufacturable

Matériau issu d’une production durable

Produits ecolabelisés Fabrication durable / matériau / limitation des matières dangereuses
Durée de vie du produit Allongement de la durée de vie / évolutif / solide / réparable ou interchangeable / existence d’une maintenance
Conditionnement Pas de sur emballage / volume des contenants / contenants recyclés ou recyclables
Eco conception Matériel reconditionné

Multi usage ou multi fonction

Réduction des coûts De mise en œuvre, d’entretien, de mise à jour

Nos achats sur certaines catégories remplissent déjà certains de ces critères : postes informatiques ultra basse consommation, papier issu de forêts durablement gérées, éco mousseurs sur les robinets d’eau, ampoules led, achats de produits nettoyants en gros conditionnement…

 

3.3.    Critères d’inclusion économique des fournisseurs

Des fournisseurs de petite et moyenne taille.

Des fournisseurs gouvernés par des femmes.

Des fournisseurs détenus par des membres de groupes sociaux vulnérables, marginalisés ou sous-représentés ou recrutant parmi ces derniers.

Des structures associatives ou employant des personnes en difficultés.

Le soutien à la création d’une activité économique.