Premier centre de contacts international d’Afrique subsaharienne, le Groupe Vipp gère la relation clients de grands groupes européens et panafricains. Ce sont aujourd’hui plus de 2 500 collaborateurs, répartis dans nos sites d’implantation africains, qui interagissent avec les clients et prospects de nos clients en France comme en Afrique, via des outils technologiques et les réseaux de communication.
Pour gérer près de 200 000 contacts internationaux par jour et exercer notre métier avec professionnalisme et dans un climat de confiance, nous nous devons d’adopter et diffuser un comportement responsable.
Le présent code éthique traduit notre volonté d’excellence et de transparence mais aussi notre engagement au travers d’actions qui contribuent à l’éthique des relations avec nos collaborateurs et partenaires.
Il vise également à sensibiliser nos collaborateurs, ainsi que nos clients, prestataires et partenaires, aux risques éthiques afin de minimiser ceux-ci, en décrivant les bonnes pratiques et les dispositifs existants en matière de prévention et contrôle.
Nous avons tous un rôle à jouer dans le respect des grands enjeux de notre métier. C’est en appliquant et prêchant pour le respect de cette ligne de conduite, en toute intégrité et sincérité que nous rendrons notre monde meilleur.
Il n’y a pas d’excellence professionnelle sans éthique.
Charles-Emmanuel Berc
Réunions semestrielles ou à tout moment selon le besoin exprimé par l’un des membres du Groupe.
Exemples de points analysés :
Le Code éthique est signé par les collaborateurs occupants un poste de direction générale ou une fonction sensible.
Il est accessible à tous.
La recherche de l’excellence traduit notre volonté d’amélioration continue de nos services et méthodes de travail pour faire face aux enjeux de notre développement et de celui de nos clients.
Nos engagements :
Le maintien des connaissances en matière de législation et de règlementation est l’axe fondamental pour garantir une application conforme aux attendus. Aussi, chacun dans sa mission se doit de réaliser une veille et partager les évolutions.
Le Groupe Vipp s’engage à respecter les lois et règlementations qui régissent son activité professionnelle, la vie et la responsabilité des entreprises, et réaffirme son engagement à respecter et promouvoir les conventions de l’Organisation Internationale du Travail (OIT) et les principes du « Pacte Mondial » des Nations Unies notamment en matière de :
Le Groupe Vipp s’inscrit dans une volonté d’alignement progressif sur La loi sur la transparence, la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique, dite « Sapin 2 ».
Les campagnes réalisées pour nos clients français sont mises en œuvre, sur tous nos pays d’implantation, dans le respect des règlementations spécifiques suivantes :
Ainsi que dans le respect des règles déontologiques propres à notre métier.
L’activité des entreprises du groupe Vipp est de plus cadrée par l’ensemble des lois et règlementation locales et notamment les Codes du travail, Conventions collectives, la satisfaction à toutes les obligations légales (déclarations, impôts…).
La protection des secrets professionnels, des données et de la confidentialité est assurée par les engagements contractuels de l’entreprise et par ceux de chacun de ses collaborateurs, et régit par le règlement intérieur (décliné par pays).
Les traitements de données personnelles de nos clients et de leurs clients et prospects, de nos collaborateurs sont de plus mis en œuvre et contrôlés en conformité avec le règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, à travers les dimensions physique (sécurité des locaux), numérique (sécurité des outils de consultation, traitement, stockage et transfert de données), opérationnelle (formation, sensibilisation, accompagnement et process décrivant les bonnes pratiques).
Le Groupe Vipp assure son rôle de conseil auprès de ses clients en signalant toute faille réelle ou potentielle dans le dispositif afin de les faire corriger.
La négociation et l’exécution de contrats ou d’actions en faveur d’un tiers ne doivent pas donner lieu à des comportements ou faits pouvant être qualifiés de corruption active ou passive, de complicité de trafic d’influence ou de favoritisme.
Dans le cadre de bonnes relations entre client / prospect et prestataire, les cadeaux même d’une valeur symbolique ou les invitations autour de repas d’affaires font l’objet d’une validation par la Direction Générale du Groupe Vipp.
Toute forme de conflit d’intérêt potentiel est signalée à la Direction Générale du Groupe Vipp préalablement à la proposition d’un contrat.
Les activités commerciales avec nos clients sont formellement contractualisées et répondent le plus souvent à un dispositif d’appel d’offres officiel.
Les commandes auprès de nos fournisseurs font l’objet de devis systématiques, puis de contrats ou de bons de commande formels, avec double validation préalable à la signature.
Les dons caritatifs ou parrainages financiers sont affectés à des organismes sans but lucratif, ou privés dans le cadre de soutien à un évènement. Ils font systématiquement l’objet d’un reçu émis suite à la réception d’un virement bancaire.
Les risques de blanchiment d’argent sont faibles : les cadres contractuels sont normés avec délivrances de factures ou reçus, et l’intégralité des paiements peut être tracée car entièrement réalisés sous la forme de virements bancaires.
En matière de fraude, le Groupe Vipp applique une politique de tolérance zéro.
La facturation client est conforme au contrat et aux engagements pris, validée sur des résultats mesurables enregistrés dans les outils de gestion.
Pour la réalisation des campagnes clients, les failles potentielles sont identifiées en amont, les traitements sont cadrés par des process et consignes régulièrement mis à jour, contrôlés par une équipe Qualité. Toute mauvaise pratique s’avérant, après enquête, intentionnelle, fait l’objet d’une sanction.
La protection de nos collaborateurs et de nos actions s’entend notamment dans le respect à la lettre des règles de déontologie et des législations locales, appliqué aux demandes de nos clients.
Les interactions internes entre collaborateurs sont régies par les Règlements Intérieurs.
Des relations clients / fournisseurs cadrées par des contrats ou des bons de commande,
Des chartes :
Pour notre activité et celles réalisées pour le compte de nos clients.
Points clés transmis à travers des actions de formation ou de sensibilisation à l’ensemble des collaborateurs, ou ciblées par métier (ex. : formation Achats Responsables pour les acheteurs).
Affichages de nos valeurs.
Information sur les sanctions potentielles.
Dispositifs Qualité et Lutte contre les mauvaises pratiques et la fraude (incluant prévention / détection / analyse / sanction / amélioration).
Un intranet permettant le croisement de données de production.
Double validation pour les commandes et la facturation fournisseurs.
Cabinets comptables externes pour la validation de nos charges sociales et fiscales mensuelles. Un Commissaire aux Comptes par entreprise.
Des audits clients réalisés à leur demande.
Des audits externes à l’initiative de l’entreprise.
Une boite à suggestion est à la disposition des collaborateurs. Ils peuvent y faire part de leurs doléances et des plaintes qu’ils ne souhaitent pas formuler ouvertement. Elle est ouverte au quotidien et analysée chaque semaine par les Délégués du Personnel (les cas urgents étant remontés immédiatement). Les réponses sont apportées par la DRH et affichées.
La tolérance zéro s’applique selon des sanctions proportionnées. Celles-ci peuvent aller jusqu’à l’engagement de poursuites pénales pour des faits graves, dépassant le cadre interne et / ou engageant la responsabilité du Groupe Vipp dans le respect des lois et règlementations.
Toute faille avérée fait l’objet d’une analyse pour correction ou renforcement des contrôles.